「電子帳簿保存法って、会社じゃなくて個人のフリーランスにも関係あるの？」「メールで届いた請求書PDF、印刷してファイルに綴じておけば大丈夫？」――独立したばかりのエンジニアやデザイナーから、よく聞く疑問です。
結論から言うと、電子帳簿保存法は個人のフリーランスにも関係します。ただし、高いシステムを入れなければいけないわけではありません。この記事では、国税庁の公式資料をもとに「フリーランスが最低限やるべきこと」と「お金をかけずに対応する手順」を、専門用語をかみくだいて解説します。
電子帳簿保存法とは？3つの区分をざっくり理解しよう
電子帳簿保存法（電帳法）は、税金の計算に使う帳簿や書類を「電子データで保存するときのルール」を定めた法律です。国税庁の資料では、大きく次の3つに分けて説明されています。
| 区分 | どんなもの？ | フリーランスの対応 |
|---|---|---|
| ①電子帳簿等保存 | 会計ソフトなどで作った帳簿や、パソコンで作った請求書の控えをデータで保存する | 任意（やってもやらなくてもよい） |
| ②スキャナ保存 | 紙で受け取った領収書などをスキャンして画像データで保存する | 任意 |
| ③電子取引データの保存 | メール・Webサイト・クラウドサービスなどで受け取った（送った）取引データを保存する | 所得税の申告をする人は対応が必要 |
ポイントは、①と②は「やりたい人がやる」もの、③は「電子でやり取りしたら必ず対応する」ものという違いです。なお、以前は電子保存に税務署長の事前承認が必要でしたが、令和4年（2022年）1月からこの事前承認制度は廃止されています。
フリーランスに義務があるのは「電子取引データの保存」
国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」では、電子取引データの保存は所得税（源泉徴収分を除く）と法人税の申告をする人が対象とされています。個人で事業をしているフリーランスは、白色申告・青色申告にかかわらず関係があると考えておきましょう。
「電子取引」にあたるものの例
国税庁の資料で電子取引の例として挙げられているのは、次のようなものです。
- メールに添付されたPDFの請求書・領収書（本文に取引内容が書かれている場合はメール自体）
- Webサイトからダウンロードした領収書や、サイト上で表示される購入明細
- クラウドサービス経由で受け取った請求書
- クレジットカードの利用明細データ、スマホ決済アプリの利用明細
- インターネットバンキングでの振込（取引日・金額・振込先などの記録）
対象になる書類の範囲は、「紙でやり取りしていたら保存が必要だった書類（注文書・契約書・見積書・請求書・領収書・送り状など）」と同じです。受け取ったものだけでなく、自分が送ったデータ（クライアントにメールで送った請求書PDFなど）も対象になります。
印刷して紙で保存するだけではNG
所得税・法人税については、令和4年1月以後、電子取引データを紙に印刷して保存することでデータ保存に代える措置が廃止されました。つまり、メールで届いたPDFを印刷してファイルに綴じても、元のPDFデータは削除せずに残しておく必要があります。
保存のルールは「改ざん防止」と「見られる・探せる」の2つ
電子取引データは、ただパソコンに置いておけばよいわけではなく、「後から書き換えられていないこと（真実性）」と「税務調査のときに見られて、探せること（可視性）」を満たす必要があります。
改ざん防止：次のどれか1つでOK
- タイムスタンプを付ける
- 訂正・削除の履歴が残るシステム（クラウドサービスなど）でやり取り・保存する
- 「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作って、それを守る
国税庁は事務処理規程のサンプルを公開しており、これを使えばシステム費用はかかりません。個人のフリーランスにとって最も始めやすい方法です。
見られる・探せる：検索要件と、その免除
原則として、保存したデータは「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる必要があります。ただし、次のどちらかにあてはまり、かつ税務職員からデータのダウンロード（提出）を求められたときに応じられるようにしておけば、検索要件は不要です。
- 個人の場合、前々年の売上高が5,000万円以下である
- データを印刷し、日付・取引先ごとに整理した書面を提示・提出できる
独立1〜2年目のフリーランスの多くは、前者の「売上高5,000万円以下」にあてはまるはずです。このほか、データを画面に表示・印刷できるパソコンやディスプレイを備え付けておくことも求められますが、国税庁の一問一答では、ディスプレイやプリンタの性能・台数は要件とされていないと説明されています。
お金をかけずに対応する手順（個人フリーランス向け）
国税庁の一問一答では、一般的なパソコンとプリンタがあれば、特別なソフトがなくても対応できる方法が紹介されています。具体的には次の流れです。
- 保存用フォルダを1つ決める：例「電子取引_2026」。クラウドストレージでも、すぐに表示・印刷できる状態なら保存場所として認められています。
- ファイル名のルールを決める：「日付_金額_取引先」の順にそろえる（例：20261015_33000_株式会社〇〇.pdf）。フォルダの検索機能で探せるようになります。
- 事務処理規程を作る：国税庁のサンプル（個人事業者用）をもとに作成し、手元に置いておく。
- 受け取ったら・送ったらすぐ保存する：メールの添付PDF、Webサイトの領収書、カード明細などを月1回など決まったタイミングで保存すると漏れにくくなります。
- （任意）索引簿を作る：ファイル名を変えるのが面倒なら、表計算ソフトで「連番・日付・金額・取引先」を一覧にする方法もあります。国税庁がサンプルを公開しています。
会計ソフトの中には、領収書データのアップロードや電子取引データの保存に対応した機能を持つものもあります。会計ソフト選びについては「会計ソフト比較｜フリーランス1年目に合うのはどれか」もあわせてご覧ください。また、事業用の口座やカードを分けておくと、明細データの整理がぐっと楽になります（参考：「事業用口座は分けるべき？」）。
紙の領収書と「優良な電子帳簿」――任意だけどメリットもある
カフェや家電量販店で受け取る紙のレシート・領収書は、これまでどおり紙のまま保存してOKです。スキャンしてデータ化する「スキャナ保存」は任意で、行う場合は解像度やタイムスタンプなどの要件があります。
一方、会計ソフトで作った帳簿を一定の要件（訂正・削除履歴の記録、帳簿間の相互関連性、日付・金額・取引先での検索など）を満たして保存する「優良な電子帳簿」には、次のようなメリットがあります。
- あらかじめ届出書を提出しておくと、申告漏れがあった場合の過少申告加算税が5%軽減される措置がある
- 青色申告特別控除で65万円の控除を受ける要件の1つになる（もう1つの方法はe-Taxでの申告）
さらに国税庁の案内によると、令和9年（2027年）分以後の所得税からは青色申告特別控除の見直しが行われ、複式簿記＋e-Tax送信で65万円、これに加えて一定の要件を満たす優良な電子帳簿を作成・保存した場合は最大75万円の控除となる予定です。また、簡易な簿記で記帳している人のうち前々年の事業所得等に係る収入が1,000万円を超える人は、10万円控除の対象外になるとされています。青色申告の基本は「青色申告と白色申告の違い」で解説しています。
よくある疑問
Q. スマホだけで管理していても大丈夫？
国税庁の一問一答では、スマホで受け取ったデータでも、検索できる状態での保存と事務処理規程の備え付けが必要とされています。印刷が必要になったときは、コンビニなどのプリンタを使う方法でもよいとされています。
Q. バックアップは必須？
バックアップデータの保存は要件になっていません。ただし、パソコンの故障などでデータを失うと説明できなくなるため、クラウドと手元の両方に置いておくなど自衛しておくと安心です。
Q. 何年保存すればいい？
国税庁のタックスアンサーでは、青色申告者の帳簿書類は原則7年間の保存とされ、請求書・見積書・納品書・送り状などは5年間でよい書類の例として挙げられています。ただし、一問一答では、消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存すべき請求書等は7年間の保存が必要とされています。迷ったら「7年」で管理しておくのが無難です。
Q. すべてのメールを保存しないといけない？
いいえ。保存が必要なのは取引情報（請求・領収・契約など）を含むメールや添付ファイルで、メールすべてが対象ではありません。
まとめ
- 電子帳簿保存法は個人のフリーランスにも関係する
- 義務があるのは主に「電子取引データ」の保存。メールのPDFやWebの領収書は印刷ではなくデータで残す
- 紙で受け取った書類は紙のままでOK。スキャンや電子帳簿は任意
- 前々年の売上高5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じられれば検索要件は不要
- 改ざん防止は国税庁サンプルの事務処理規程で無料対応できる
- 「日付_金額_取引先」のファイル名ルール＋保存フォルダで、今日から始められる
- 優良な電子帳簿は任意だが、加算税の軽減や青色申告特別控除（令和9年分以後は最大75万円予定）とも関係する
確定申告のスケジュールは「フリーランスの確定申告はいつからいつまで？」、経費になる支出は「フリーランスエンジニアの経費一覧」でまとめています。
参考にした公式情報
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和7年6月）
- 国税庁「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」
- 国税庁 電子取引データの保存に関するリーフレット（令和5年7月）
- 国税庁 令和3年度電子帳簿保存法改正の概要資料
- 国税庁パンフレット「青色申告特別控除と優良な電子帳簿」（令和6年4月）
- 国税庁 タックスアンサー No.2072 青色申告特別控除
- 国税庁「青色申告特別控除の改正（令和9年分以後）」
- 国税庁 タックスアンサー No.2070 青色申告制度
- 国税庁「電子帳簿保存法関係」（事務処理規程・索引簿のサンプル等）
※本記事は2026年10月時点の情報をもとに作成しています。最新情報は公式サイトでご確認ください。個別の判断は税理士や専門家にご相談ください。
